ความรู้เรื่อง อินทราเน็ตและอีเมล
 

อินทราเน็ตคืออะไร
ความหมายที่แท้จริงของอินทราเน็ตก็คือ ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์แบบภายในที่ใช้เทคโนโลยีอินเตอร์เน็ต ซึ่งก็หมายความว่า การใช้งานอินทราเน็ตนั้น ใช้โปรโตคอล IP เหมือนกับอินเตอร์เน็ต มีเว็บไซท์เหมือนกัน ต้องใช้เว็บเบราเซอร์เช่นกัน และใช้อีเมล์ได้ด้วย และถ้าอินทราเน็ตของเราเชื่อมต่อเข้ากับอินเตอร์เน็ต ผู้ใช้งานอินทราเน็ตอย่างเราๆ ก็สามารถใช้ได้ทั้งอินทราเน็ตและอินเตอร์เน็ตไปพร้อมๆกันอย่างไม่รู้สึกตัว
สิ่งที่แยกความรู้สึกในการใช้งานอินทราเน็ตและอินเตอร์เน็ตก็คือความเร็ว การโหลดไฟล์ใหญ่ๆจากเว็บไซท์ในอินทราเน็ต จะรวดเร็วกว่าการโหลดจากอินเตอร์เน็ตมาก ดังนั้น ประโยชน์ที่ได้รับจากอินทราเน็ตสำหรับองค์กรหนึ่งๆ ก็คือ สามารถใช้ความสามารถต่างๆที่มีอยู่ในระบบอินเตอร์เน็ตได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ไม่ถูกจำกัดด้วยแบนวิดธ์หรือความกว้างของถนนในการส่งถ่ายข้อมูล แปลความให้ชัดเจนก็คือ เราสามารถดูวิดิโอ (ที่ต้องโหลดมาก่อนทั้งไฟล์) วิดิโอตามสาย (streaming line โหลดมาและดูเกือบจะพร้อมๆกันได้เป็นชั่วโมงๆ) และเรียกใช้ไฟล์ .exeที่มีขนาดหลายๆ MB ได้ในเวลาที่รอคอยได้
การใช้งานอีเมล์ติดต่อกันกับเจ้าหน้าที่ในอินทราเน็ตกันเองก็รวดเร็วกว่ามาก แน่นอน ประโยชน์ที่ได้จากงานนี้ก็คือ การแนบไฟล์ (attach file) ขนาดใหญ่ๆไปกับอีเมล์ ซึ่งทำได้สะดวกและรวดเร็วมากในระบบอินทราเน็ต
ส่วนการใช้งานโปรแกรมอื่นๆในระบบเครือข่ายท้องถิ่น (LAN) นั้น เป็นการใช้งานที่ไม่ได้ใช้โปรโตคอล IP ของอินเตอร์เน็ต เราจะไม่เรียกการใช้งานอย่างนั้นว่าอินทราเน็ต โดยเรายังคงเรียกมันว่า เป็นการใช้งานโปรแกรมในระบบเครือข่าย LAN (เช่น โปรแกรมบริการผู้ป่วยของโรงพยาบาลราชวิถี)   ดูจะเข้าใจได้ง่ายและถูกต้องกว่า ซ้ำยังไม่สับสนกับการใช้เทคโนโลยีอินเตอีเมล คืออะไร ทำอย่างไรถึงจะใช้อีเมลฟรีในอินเตอร์เนทอย่างเต็มประสิทธิภาพ
..............เคยมีน้อง ๆ บางคนที่เล่นอินเตอร์เนทและ ICQ มาเป็นเดือน แต่ไม่ทราบว่าอีเมลคืออะไรและจะหาอีเมลฟรีได้ที่ไหน บางคนไม่เข้าใจด้วยว่ามีอีเมลฟรีในอินเตอร์เนท บางคนก็ทราบสมัครเรียบร้อยแล้วแต่ไม่เข้าใจถึงคุณสมบัติที่อีเมลฟรีมีให้ ก่อนอื่นผมอยากจะทบทวนสักนิดว่าอีเมลที่เรารู้จักกันดีนั้นมีอยู่สองชนิดแบบแรกดั้งเดิมเลยเขาเรียกว่าแบบ POP3 ประเภทแรกนี้ต้องใช้โปรแกรมเมลโดยเฉพาะที่รู้จักกันดีก็จะมีพวก Outlook เวอร์ชั่นต่าง ๆ Eudora โดยตัวเมลเซอร์ฟเวอร์ที่ทีหน้าที่ในการจัดการอีเมลที่เข้าและออกก็จะเป็นของบริษัทที่ให้บริการอินเตอร์เนทเป็นหลักหรือไม่ก็เป็นขององค์กรณ์นั้น ๆ ถ้าใช้ของทางราชการหรือใช้ที่บริษัท ในการตั้งค่าครั้งแรกนั้นก็จำต้องทราบข้อมูลบางอย่างั้ถูกกำหนดโดยเจ้าของเมลเซิฟเวอร์เช้น STMP, Outgoing mail รวมไปถึง User name และ Password ที่อาจจะแตกต่างกันออกไป อะไรทำนองนี้ ซึ่งถ้าไม่ทราบเครื่องก็จะไม่สามารถทำการรับส่งอีเมลได้ ปัญหาที่น่ารำคาญสำหรับคนที่ไม่อยู่กับที่คือเราต้องไปทำการตั้งค่าแบบนี้ทุกครั้งเวลาที่เราจะไปใช้เรื่องคอมพิวเตอร์ของคนอื่นซึ่งเจ้าของเครื่องก็คงจะไม่สนุกเท่าไรที่เราไปแก้ไขตั้งเครื่องคอมพิวเตอร์ของเขาและบางทีเราอาจะจะลืมปลด Password ก็อาจจะเป็นได้ซึ่งทำให้คนอื่นมาเปิดจดหมายเราอ่านได้ ปัญหาดังกล่าวนั้นผมว่าคงจะมีคนเห็นแล้วรำคาญนะก็เลยคิดอีเมลที่กลายเป็นสิ่งยอดฮิตคือการใช้เวบเบราเซอร์ในการเปิดอีเมลเลย แล้วก็เปิดที่ไหนก็ได้ไม่ต้องตั้งค่าอะไรให้ยุ่งยาก และที่สำคัญคือฟรีระยะการใช้งานก็บอกมาอีกว่าตลอดชีวิตของคนที่ใช้อีกและเมื่อกลายเป้นสิ่งที่ยอดฮิตขึ้นมาทุกวันเจ้าของโปรแกรมก็ได้เพิ่มคุณสมบัติพิเศษอื่น ๆ เข้าไปเรื่อย ๆ เรียกว่าจนคนที่ใช้งานโดยทั่วไปใช้ไม่ถูกทีเดียว 
.............สำหรับรายละเอียดเรื่องอีเมลที่ผมจะนำมาขยายคงจะเป็นพวกเวบเบสอีเมลหรือฟรีอีเมลเป้นหลัก ปัจจุบัน อีเมลฟรีในโลกแห่งอินเตอร์เนทนั้นมีนับร้อยแห่งท่านสามารถค้นหาได้จากพวก Serch engine ต่าง ๆ แล้วพิมท์คำว่า Free+email ลงไปแล้วทำการค้นหาท่านก็จะได้เจอฟรีอีเมลอย่างมากมาย และบางแห่งก็มีคุณสมบัติที่สามารถทำแบบ POP3 ได้อีกด้วย แต่อีเมลที่ผมว่าดีที่สุดที่ทุกคนควรจะต้องมีก็คือ ฮอทเมล และยาฮูเมล ซึ่งมีความสามารถต่างๆ ที่สูสีกันเป็นอย่างมาก และผมคิดว่าทุกท่านควรจะมีอีเมลอย่างน้อยสองแห่งนะครับ ก็คือสองแห่งที่ผมว่านั่นแหละ ความยุ่งยากอาจจะพอมีอยู่บ้างจากภาษาที่ใช้ยังคงเป็นภาษาอังกฤษ และอาจจะต้องทำให้ประเทศชาติเสียเงินในค่าใช้จ่ายอินเตอร์เนทมากขึ้นอีก แต่ในแง่ของการใช้งานแล้วผมเชื่อว่า น่าจะมีเหตุผลมาหักล้างได้ คนส่วนใหญ่มักจะสามารถสมัครฟรีอีเมลนี่ได้โดยเพียงมีคำแนะนำเล็กน้อยในครั้งแรกหลังจากนั้นก็จะสามารถทำต่อได้เองเนื่องจากบริษัทเจ้าของพยายามจำทำทุกอย่างให้ง่ายขึ้นเรื่อยๆ ในขั้นต่อไปผมจะถือว่าทุกท่านเข้าใจและพร้อมที่สมัครอีเมลฟรีของฮอทเมลแล้วนะครับ 
..............เทคนิคอย่างแรกที่อยากจะแนะนำให้คนที่จะลงทะเบียนอีเมลคือการตั้งชื่อ ที่เป็นของเรา การตั้งชื่อนั้นคงมีสองแบบคือการตั้งชื่อให้คนรู้ว่าเป็นตัวเราอีกแบบหนึ่งก็คือการที่ไม่ต้องการให้ใครรู้ว่ามาจากเรา ผมจะเล่าอย่างแรกก็คือการกำหนดให้คนรู้ว่าเป็นชื่อเรา ซึ่งที่ดีที่สุดคือการสะกดชื่อเราโดยตรงให้เป็นภาษาอังกฤษ แต่โดยทั่วไปแล้วชื่อทั่วๆ ไปจะไม่มีเหลือให้คนลงทะเบียนหลัง ๆ แล้ว ส่วนการใช้นามสกุลนั้นก็สามารถใช้ได้ถ้าไม่ยาวจนเกินไปนัก โดยทั่วการตั้งชื่อนั้นตัวอักษรจะมีประมาณห้าถึงแปดตัว โดยที่ควรจะสามารถอ่านออกเสียงได้และคนสะกดเองไม่ผิด ปัญหาที่เกิดขึ้นเมื่อชื่อเราเองถูกคนอื่นเอาไปใช้แล้วก็มีวิธีการเก่า ๆ ที่ไม่ขอสนับสนุนให้ใช้เป็นอย่างยิ่งก็คือ การนำเอาขีดบนหรือขีดล่างมาขีดขั้นระหว่างชื่อกับตัวที่นำมาเติม ซึ่งจะทำให้เกิดความยุ่งยากในการจดจำแล้วเข้าใจผิดได้ ดังนั้นการใช้จึงไม่ควรอย่างยิ่ง อีกแบบหนึ่งที่แก้ได้ง่าย ๆ และทำได้คือการนำเอาตัวเลขมาต่อท้ายชื่อ เวลาเอามาต่อที่ดีก็คือควรนำมาเพียงตัวเดียว และไม่ควรเอาไปแทรกระหว่างตัวอักษร สำหรับตัวเลขที่อาจทำให้เกิดความสับสนนั้นก็คือเลข หนึ่งและเลขศูนย์ สำหรับรหัสผ่านนั้นปัจจุบันจะถูกบังคับให้มากกว่าแปดตัวอักษรขึ้นไป การกำหนดนั้นโดยทั่วไปมักจะมีคนบอกว่าไม่ควรเอาตัวอักษรหรือตัวเลขที่ทัความใกล้ชิดเช่น ชื่อแฟน หมายเลขโทรศัพท์ หรือวันเดือนปีเกิด แต่อย่างไรก็ตามรหัสก้น่าจะเป็นสิ่งที่เราสามารถจำได้ง่ายเพราะเราไม่ควรจะจดเอาไว้ที่ไหนและควรจะต้องจำได้ ดังนั้นในกรณีที่เราชอบที่จะเอาชื่อที่ใกล้ ๆ ตัวก้ควรจะมีการผสมเอาตัวเลขหรือสัญญลักษณ์อื่นเติมหรือแทรกเข้าไปด้วยทุกครั้ง 
..........และจากการที่ไมโครซอฟผู้เป็นเจ้าของโปรแกรม Outlook หรือโปรแกรมที่ใช้ในการส่งอีเมลแบบ POP3 ได้ซื้อกิจการของฮอทเมลด้วยจำนวนเงินที่เขาลือว่าประมาณ สี่ร้อยล้านเหรียญสหรัฐ ก็ได้เขียนโปรแกรมเอาลุกเอ็กเพรสห้าให้สามารถเชื่อมต่อรับส่งอีเมลจากฮอทเมลได้จากโปรแกรมนี้ด้วย สำหรับฮอทเมลนั้นมีคุณสมบัติในการรับส่งอีเมลจาก อีเมล แบบ POP3 ได้ประมาณสี่แอคเค้ามานานแล้วครับลองดูในหน้า inbox จะมีคำว่า POP mail ตัวนี้แหละครับ ท่านสามารถตั้งค่าได้แล้วท่านสามารถจะดาวโหลดมาจากเมลเซิฟเวอร์ของบริษัทได้เลย 
............ที่นี่มาดูเรื่องที่ผมตั้งขึ้นมาก็คือสิ่งที่ผมเห็นเพื่อน ๆ ที่ทำงานไม่สามารถใช้สิ่งที่เป้นเครื่องมือช่วยต่าง ๆ ในอีเมลฟรีได้อย่างคุ้มค่าซึ่งผมก็จะขอยกตัวอย่างจาก ฮอทเมลเป็นหลัก นะครับเพราะผมคิดว่าเขาแจ๋วดี ผมจะไล่เรียงไปตามสิ่งที่ได้ใช้กันบ่อย ๆ ลงไปนะครับ โดยที่เราสมัครและเข้าไปเรียบร้อยแล้วนะครับ อ้อสำหรับผู้ที่ใช้ IE5 เป็นเวบเบราเซอร์เวลาที่เรากรอก user name กับ password ลงไปพอกด enter เขาอาจจะถามว่าต้องการให้จำ password หรือ ก็ให้ตอบ no นะครับ เพราะไม่เช่นนั้นแล้วเวลาคนอื่นเขามาใช้ภายหลังเขาจะสามารถเข้าไปอ่านจดหมายเราได้นะครับ สำหรับที่ท่านที่เผลอตอบ yes ไปแล้วก็ให้เข้าไปแก้ได้ security ใน internet option ที่อยู่ใน Menu Tool ของ IE5 นะครับ
 ในหน้า inbox จะเห็นสามเหลี่ยมอยู่ตรง Date ถ้าเรากดตรงนี้จะเป็นการเรียงลำดับจดหมายแบบที่มาที่หลังขึ้นก่อนหรือแบบที่มาก่อนอยู่บนก็ได้
 DELETE หมายความว่าลบถ้าเราไม่ต้องการอ่านจดหมายหรือต้องการลบจดหมายฉบับได้เราก็ติ๊กที่หน้าแล้วก็กดที่ดีลีท
 Block sender คือการป้องกันไม่ให้คนดังกล่าวส่งจดหมายมาหาเราอีก ปกติจะมีคนส่งจดหมายที่เราไม่พึงปรารถนามาให้เราอยู่เสมอซึ่งเป็นจดหมายที่เราไม่ต้องการและเราก็ไม่ต้องการให้จดหมายที่ส่งด้วยคน ๆ คนนี้ส่งมาอีกก็ให้ติ๊กที่หน้าจดหมายฉบับนั้น แล้วก็กดที่บลอกเซ็นเดอร์
 Bulk mail เป็นสิ่งที่เขาคิดขึ้นมาใหม่เพื่อให้จดหมายที่เราไม่แน่ใจว่าอยากอ่านหรือไม่ให้ไปรวมกันก่อน ถ้าเราดูหัวเรื่องแล้วน่าอ่านก็เปิดอ่านหรือสั่งให้ย้ายกลับมาที่ inbox ได้ อันไหนที่ไม่อ่านก็สามารถ Block ได้หรือถ้าไม่ทำอะไรพอครบสามสิบวันมันก็จะลบด้วยตนเอง
ก่อนจะเลยไปก็ขอให้มาดูทางด้านซ้ายของหน้าจอ inbox หน่อยนะครับ
 อันแรกคือ Calendar หรือปฏิทิน ซึ่งพึ่งมีเข้ามาใหม่คล้ายกับสมุดแผนงานการปฏิบัติของเราในรอบวันหรือรอบเดือนรอบปีคล้ายกับโปรแกรมจัดการบุคคลทั่วไปแต่อยู่บนเนท ซึ่งในการใช้ตอนแรกอาจจะต้องมีการเติมข้อมูลอีกนิดหน่อย
 ถัดมาคือ Quick list อันนี้คือรายชื่ออีเมลที่เราเคยบันทึกเอาไว้ซึ่งจะเป้นการช่วยให้เราสามารถใช้อีเมลได้อย่างถูกต้องและสะดวกในการใช้ส่งที่ละหลายๆ คน
 Find message ใช้สำหรับหาจดหมายที่เราเก็บเอาไว้ใน Folder ต่าง ใน ฮอทเมลของเราแต่จำไม่ได้ว่าฉบับไหนเพียงแต่พอจำได้คลับคล้ายคลับคลาว่าจดหมายฉบับนั้นมีคำแบบนี้เขียนอยู่ อันนี้จะเหมาะสำหรับคนที่เก็บจดหมายไว้มากๆ ในฮอทเมล
 Remind ก็เป็นการที่เราเขียนกำหนดการไว้ล่วงหน้า เมื่อถึงเวลาทางฮอทเมลก็จะส่งข้อความนั้นมาที่ inbox เพื่อแจ้งเตือนเราอีกครั้ง
 POP3 ก็คือคุณสมบัติที่ ฮอทเมลจะสามารถตั้งค่าเพื่อไปเอาจดหมายจากอีเมลของเมลเซิฟเวอร์ที่เราทำงานอยู่หรือเป็นลูกค้าได้
 Directory ก็เป็นการช่วยเราค้นหาคนที่เราไม่ทราบที่อยู่อีเมลแน่ชัด ซึ่งอาจจะหาเจอก็ได้ถ้าบุคคลนั้นใส่ข้อมูลลงไปและเราคิดคำนั้นได้ตรง
 สำหรับช่องด้านบนที่เขียนว่า Move to Folder หมายความถึงการที่เราต้องการจะเก็บจดหมายที่เพิ่มมากขึ้นเรื่อย ๆ จนทำให้ การเปิดหน้าใช้เวลานานมากเกินความจำเป็นและเราก็ไม่ต้องการที่จะลบจดหมายนั้น และไม่ต้องการจะเซพไว้ในเครื่อง และเพื่อให้การค้นหามีความง่ายขึ้นในอนาคต ซึ่งตรงนี้เราก็เปิดเลือกเอาว่าเราจะเก็บใน โฟลเดอร์ไหนซึ่งเขาจะกำหนดมาตรฐานมาให้แล้วส่วนหนึ่งและเราสารถสร้างได้เองอีกตามที่เราต้องการซึ่งการสร้างก็จะไปเกี่ยวข้องกับ
 Folder ซึ่งอยู่ด้านบน ในส่วนนี้จะเป็นการสร้างที่เก็บจดหมายต่าง ๆ เพื่อความเป็นระเบียบ ด้วยการจัดเป็นหมวดหมู่ ซึ่งท่านสามารถกำหนดและแก้ไขได้ในโอกาสต่อไปด้วย ตัวอย่างง่าย ๆ ในการกำหนดชื่อโฟลเดอร์ เช่น ครอบครัว เพื่อน ที่ทำงาน รหัส ข้อมูล เป็นต้น
 Address เป็นการบันทึกข้อมูลหลักคืออีเมลแอดเดรส และรายละเอียดอื่น ๆ เพื่อง่ายในการนำไปใช้ในโอกาสต่อไป และยังมีการกำหนดที่อยู่เป็นแบบกลุ่มได้อีกด้วย ซึ่งตรงนี้ท่านสามารถ บันทึกได้โดยตรงจากอีเมลแต่ละฉบับที่ส่งมา ตรงที่เขียนว่า address หรือการที่ท่านจะบันทึกด้วยตนเองก็ได้
 Option ในรายการนี้จะมีรายละเอียดในการตั้งค่าต่าง ๆ ตามที่ท่านต้องการได้แก่
 Personal เปลี่ยนแปลงแก้ไขข้อมูลส่วนตัว
 Password เปลี่ยนรหัสผ่าน
 Secret question ตั้งคำถามลับเมื่อลืมรหัส
 Block sender ป้องกันคนส่งเมล
 Filter กำหนดให้เมลที่กำหนดให้เข้าโฟลเดอร์ที่กำหนดโดยตรง
 Inbox protector ป้องกันเมลที่ไม่ต้องการเข้ามา
 Popmail กำหนดการรับอีเมลจากเมลเซิฟเวอร์ที่เราเป้นสมาชิก
 Signature คล้ายกับนามบัตรอัตโนมัติที่เอาไว้ลงท้ายจดหมาย
 Preferance มีรายการย่อยเพื่อใช้ในการกำหนดสิ่งต่างๆ ที่เราต้องการเช่น ความกว้างของหน้ากระดาษ จำนวนเมลในแต่ละหน้า การกำหนดเครื่องหมายการตอบกลับ การตอบกลับ การยืนยันการส่งอีกครั้ง
 Compose หรือการเขียนจดหมาย ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญที่สุดในการใช้อีเมล เมื่อเราเปิดเข้าไปในหน้านี่ก็จะเจอ
 Insert address เอาไว้ใช้เพื่อในการใส่ที่อยู่ของคนที่เราจะส่ง โดยเราต้องทำการบันทึกเอาไว้ก่อน
 Attachments ตัวนี้น่าจะเป็นตัวที่มีความสำคัญมากตัวหนึ่ง ที่คนทั่วไปไม่ทราบวิธีใช้ คุณสมบัติก็คือจะทำให้เราสามารถส่งไฟล์ ไม่ว่าจะเป้นข้อมูล ภาพ เสียง หรือว่า วีดีโอ ไปด้วยได้ซึ่งจะทำให้เกิดความง่ายเป้นอย่างมากในการที่จะให้คนรับสามารถนำเอกสารดังกล่าวไปดัดแปลงใช้งานต่อไป วิธีการใช้งานก็มีขั้นตอยเพิ่มขึ้นมาหน่อย ก็คือ เมื่อเรากดที่ปุ่มนี้ก็จะเปิดหน้าเวบขึ้นมาใหม่ โดยจะมีช่องให้เติม Path ของ File ด้านข้างจะมีปุ่มเขียนว่า Browse ให้กดปุ่มนี้ก็จะเปิดกรอบใหม่ขึ้นมาอีกเพื่อให้เลือกไฟล์ที่เราต้องการจะส่ง เมื่อเราเจอไฟล์ที่ต้องการก็ ดับเบิลคิก หลังจากนั้นเส้นทางของไฟล์จะเข้ามาอยู่ในช่องให้เติมโดยอัตโนมัติ จากนั้นก็กด ปุ่มถัดลงมาที่เขียนว่า Attach หน้าจอจะหายไปสักครู่แล้วกลับ มาใหม่โดย ชื่อไฟล์ที่เราต้องการจะเข้าไปอยู่ในกรอบด้านล่าง ถ้าเราต้องการที่จะส่งไฟล์อื่น ๆ อีกก็กดปุ่ม Browse แล้วทำตามลำดับเดิมอีก เมื่อ ได้เรียบร้อยแล้วก็กดปุ่มล่างสุดที่เขียนว่า Done ก็จะกลับมาหน้าที่เราเขียนอีเมลใหม่โดยคราวนี้จะมีชื่อไฟล์ที่เราจะส่งเพิ่มมาตรงใต้ช่อง bcc อ้อการส่งไฟล์นั้นสำหรับ Hotmail เขาให้รวมกันไม่เกิน1เมกกะไบท์ หลังจากนั้นถ้าไม่มีอะไรจะเพิ่มเติมก็กด send ได้เลย
 Add stationery เอาไว้สำหรับใส่ฉากหลังสวย ๆ ของอีเมล
 To ตรงนี้คงทราบนะครับว่าเอาไว้ใส่ที่อยู่ของผู้รับ แต่ที่เพิ่มมาก็คือท่านสามารถส่งได้ทีละหลายๆ คนโดยเฉพาะเมื่อข่าวสารดังกล่าวต้องการให้มีการตอบกลับเป็นหมู่คณะ
 cc หรือ carbon copy ความมุ่งหมายก็เพื่อให้คนรับทราบว่าเพื่อจะได้ไม่ต้องส่งกันไปส่งกันมาอีก และในการตอบกลับก้ตอบกลับต่อผู้ส่งเพียงคนเดียว
 bcc ซึ่งย่อมาจาก black carbon copy ตรงนี้เขาเอาไว้ให้เราสามารถส่งข้อความเดิมต่อคนรับหลายๆ คน แต่ที่เป็นที่เด็ดก็คือ เมื่อเราใส่อีเมลแอดเดรส ตรงนี้แล้วก้จะทำให้คนที่รับไม่ทราบว่าเราส่งจดหมายให้แก่ใครบ้าง ที่เขาทำมาตรงนี้ก็คงเผื่อสำหรับการที่ให้เราสามารถส่งเรื่องหรือข้อความเดียวกันไปแก่หลาย ๆ คนได้รับ เช่น สาวๆ ที่จีบอยู่พร้อม ๆ กัน ซึ่งเมื่อส่งไปแล้วก็จะไม่ทำให้คนรับเสียความรู้สึก แต่ถ่ต้องการให้คนรับรู้ว่าเราส่งให้ใครบ้างก็ให้เติมที่ช่อง
 save out going message คือเมื่อเราส่งไปแล้วเก็บสำเนาไว้อ่านด้วยภายหลัง
 Add signature คือการที่เราลงท้ายอัตโนมัติ ตามข้อความที่ได้ตั้งไว้ใน Option
 Check spelling ตรวจคำสะกดแต่ทำได้เฉพาะภาษาอังกฤษนะครับ ภาษาไทยคงจะมีในอนาคตนะครับ
 Dictionary เพื่อใช้ในการหาความหมายของคำ
 Send เมื่อเขียนเสร็จก็ส่ง
 Save draft เมื่อยังเขียนไม่จบแล้วจะกลับมาเขียนใหม่
 Cancel เมื่อไม่ต้องการที่จะส่งหรือทิ้งที่เขียน
...........ที่นี้ก็มาตอนสำคัญอีกอย่างหนึ่งคือการรับจดหมายมาอ่านเมื่อจดหมายเข้ามาหลัก ๆ ก็มาอยู่ที่ inbox หรือไม่ก็ Bulk mail หรืออาจะเป็นโฟลเดอร์ที่เรากำหนด และเมื่อเราต้องการจะอ่านเราก็กดในส่วนของ ชื่อคนส่งซึ่งจดหมายที่มาใหม่จะมีสามเหลี่ยมสีแดงนำหน้า ซึ่งเมื่อเปิดเข้าไปจะเป้นรายละเอียดของหัวจดหมายซึ่งจะมีคำว่า
 Save address มีหน้าที่ในการบันทึกที่อยู่ที่จะเข้าไปเก็บไว้ใน address อัตโนมัติเมื่อเรากดปุ่มนี้
 Block sender ก็ปิดกั้นไม่ให้อีเมลชื่อนี้ส่งมาอีก
 สำหรับในส่วนบนกับล่างจะเห็นคำว่า
 Reply ใช้ในการตอบจดหมายกลับซึ่งขอแนะนำว่าไม่ควรลบข้อความเดิมที่เขาส่งมา
 Reply all ใช้ในการตอบจดหมายที่คนส่งๆ มาให้คนหลายคนในช่อง To แล้วเราต้องการแจ้งให้ทุกคนทราบด้วย
 Forward เมื่อต้องการส่งข้อความรวมถึงข้อมูลที่ attach มาด้วยให้กับผู้อื่นต่อไป
 Delete ลบจดหมายบับนี้ทิ้ง
 Previous เมื่อต้องการอ่านจดหมายที่อยู่ลำดับบน
 Next เมื่อต้องการอ่านจดหมายที่อยู่ด้านล่างลงมา
 Close เมื่อต้องการปิดจดหมาย
 Attach ที่บางครั้งคนส่งแนบมาด้วยถ้าเป็นรูปภาพอาจจะเปิดด้วยเวบดูได้เลย ถ้าต้องการเก็บไว้ก็ให้คลิกขวาที่รูปแล้วเลือก save picture as ถ้าเป็นไฟล์พวกเอกสารหรือพวกนามสกุล exe ควรสแกนก่อนทุกครั้งเพราะอาจจะมีไวรัส ซึ่งมีโปรแกรมอยู่ในฮอทเมลในการสแกนไวรัสอยู่แล้ว
.............ในส่วนด้านล่างจะมีช่อง Move to เพื่อใช้ในการจัดระเบียบข้อมูล 
.........อันสุดท้ายก่อนออกจากอีเมลทุกครั้งให้ sign out ซึ่งจะอยู่ทางด้านขวาบนนขวาบนด้วยทุกครั้ง เพราะถ้าไม่เช่นนั้นแล้วคนที่มาใช้เนทต่อจากเราหลังจากที่เราเปิดไว้เวบอื่น ๆ จนเราลืมแล้วเขาอาจจะเปิดถอยหลังเข้ามาในเมลเราได้ ถ้าจะให้ดีก็ควรจะปิดเบราเซ่อก็จะเป็นการดี และสำหรับอีกบริการหนึ่งก็คือโปรแกรมส่งข้อความหรือ msn massenger ซึ่งเขาได้เอาอีเมลของเราเป็นตัวในการกำหนด ซึ่งเขาได้ทำการเชื่อมต่อกับการแจ้งเตือนเมลของอีเมลเมื่อมีฉบับใหม่มาโดยที่เราไม่ต้องเข้าไปตรวจ เช่นเดียวกับของ Yahoo ก็มีบริการนี้เช่นกัน อร์เน็ตของระบบอินทราเน็ตด้วย